Nastavení – obecné

Organizace

– V sekci Organizace je nutné vyplnit všechny základní údaje o vašem klubu a údaje, které chcete uvádět na faktuře

– Pokud chcete fakturovat všem klientům, je nutné zaškrtnout „fakturovat všechny spárované transakce“ – následně se budou automaticky zasílat faktury všem klientům bez ohledu na vyplněnou adresu klienta.

Odesílání e-mailů

– Položky je nutné vyplnit pro správné odesílání emailů.

Docházka

– Základní nastavení zapisování docházky

Banka

– Základní nastavení banky

– V případě změny banky či připojení nové banky použijte tlačítko Žádost o připojení – otevře pole pro vyplnění údajů, které se v chráněném prostředí zašlou přímo IT

Platební brána

– Možnost napojení na platební bránu např. Comgate

– Podepíšete smlouvu přímo s Comgate a nám zašlete přístupy k propojení na e-mail podpora@proklub.cz

SMS brána

– Pro zasílání SMS skrze systém je možné napojit například na smsbrana.cz.

– Zaregistrujete se a koupíte si kredit u www.smsbrana.cz následně nám pošlete API klíč pro propojení na e-mail podpora@proklub.cz.

Mobilní aplikace

– Jedná se o mobilní aplikaci pro členy vašeho klubu.

– Pokud chcete používat mobilní aplikaci, je třeba ji nejprve povolit a nastavit.

Nastavení / Obecné/ Mobilní aplikace

– zaškrtněte políčko „Povolit přístup mobilním aplikacím přes API“- vyplňte název klubu, telefon do klubu a nahrajte vaše logo- klikněte na „Vygenerovat API klíč“- na závěr nezapomeňte „Uložit“

Nastavení – Formuláře

Adresa registračního formuláře

– Adresa standardního registračního formuláře, který obsahuje třídy i akce

Vytvoření vlastního registračního linku

– Pokud je v nastavení třídy nastaven Link a Kategorie – zde se pouze vygeneruje daný link pro tyto parametry

Nastavení pořadí tříd v registračním formuláři

– Možnost změnit pořadí tříd v registračním formuláři.

Třídy v linkách

– Hromadné vložení daných tříd do jednoho linku.

– Zároveň je vidět jaké linky už jsou použité.

Obrázky

– Možnost nahrát až 10 bannerů k použití v emailech a šablonách

Nastavení  – šablony emailů

V této sekci je možné nastavit znění všech e-mailů

 

Výchozí registrační emaily

– Možnost nastavení znění registračních e-mailů, které se zasílají automaticky po registraci klienta

 

Registrační dokumenty

– Možnost nastavení znění GDPR a VOP

 

Automatizované e-maily

– E-maily, které se automaticky zasílají po přijetí a spárování platby

 

Dodatečné šablony

– Možnost přednastavení až 25 šablon e-mailů včetně použití Značek z Nápovědy, které automaticky doplní údaje klienta

 

Tlačítka vlastní emailové šablony

– Možnost nastavení dvou vlastních tlačítek – doporučujeme použít jako Upomínku k platbě a Přestupní email pro přestup klienta do jiné třídy.

– Také nabízí možnost připnout tyto tlačítka na kartu klienta.

Aktivace přihlašování do tříd a akcí

1. Vytvoření tříd:
   • Přejděte do Nastavení > Třídy a vytvořte jednotlivé třídy.
   • V sekci Balíky nastavte cenu kurzovného.
2. Registrační formuláře 
   • Odkazy na registrační formuláře naleznete v Nastavení > Formuláře.
   • Nastavení formulářů konkrétních tříd je přímo v nastavení konkrétní třídy.
   • Můžete je například zveřejnit na vašem webu či rozesílat odkaz e-mailem

Registrace

Typy registračních formulářů

– Třída – dospělá

– Třída – dětská

– Akce – dospělá

– Akce – dětská

U dětských tříd i akcí je ve formuláři navíc možnost vyplnit až dva zákonné zástupce.

Automatické registrační emaily

– Znění automatického registračního emailu, který se odešle klientovi ihned po registraci je možné zastavit v Nastavení > Šablony e-mailů > Automatické registrační emaily

– E-mail se odešle pouze na hlavní emailovou adresu klienta (běžné e-maily třídě chodí na obě emailové adresy, pokud má uvedené dvě).

– E-mail se odešle automaticky po registraci, tudíž by měl obsahovat všechny důležité informace k registraci (jméno klienta a přiřazený variabilní symbol), platbě a instrukcemi k lekci.

– Znění a hlavička GDPR a VOP je možné editovat v Nastavení > Šablony e-mailů > Registrační dokumenty.

Link / Kategorie

– Standardní registrační link obsahuje všechny třídy, které mají Povolenou registraci (povolíte či zakážete v nastavení třídy)

– V Nastavení třídy je možné přiřadit každé třídě jiný registrační link -> Patří do linku formuláře

– Možnost nastavit Kategorii třídy (například dětské třídy v jedné kategorii, dospělé v druhé, případně rozdělení podle měst, kde se konají tréninky)

– Registrační email se zasílá Výchozí, je však možnost nastavit jakoukoliv jinou Šablonu emailu, která se po registraci do třídy zašle

Karta klienta

Na kartě klienta jsou uloženy veškeré důležité informace o klientovi včetně plateb a docházky.

Klient má přiřazen vlastní variabilní symbol, na základě kterého se párují platby.

V případě, že chcete klientovi odpustit platbu či přesunout platbu do jiného měsíce můžete modrou šipkou vedle platby částku jednoduše přesunout.

Aktivní / neaktivní

Pokud klient přestane chodit je možné klienta zaškrtnout jako neaktivního (za nějakou dobu je dobré se klientovi připomenout s tím, zda nechce znovu začít chodit). Klient se poté bude zobrazovat v seznamu žáků třídy až na jeho konci.

Banka

Automatické párování plateb

– Největší výhoda ProKlubu je automatické párování a rozdělování plateb podle variabilního symbolu. Měsíční nebo balíková platba se automaticky zařadí, pokud váš klient zaplatil nastavenou měsíční či balíkovou částku.

Jak to funguje?

1.  

   Na váš bankovní účet přijde úhrada.

2.  

   Banka o tom pošle zprávu do ProKlubu.

3.  

   Ten porovná údaje z banky s variabilními symboly a částkami v nastavení konkrétní třídy či akce.

4.  

   Pokud najde shodu, zapíše úhradu na kartu klienta i další místa (konkrétní třídy či akce, historie plateb, reporty plateb) – a pokud ne, Proklub uloží platbu do Banka – revize, kde ji můžete spárovat manuálně.

Banka – revize

– Pokud někdo zaplatil bez použití variabilního symbolu či neznámou částku (v nastavení třídy či akce nejsou nastavené ceny, nebo je zaslaná částka jiná), aplikace platbu zařadí do Banka – revize , odtud máte možnost platbu manuálně přiřadit, rozdělit či smazat.

Historie plateb

– V sekci Historie plateb si můžete zobrazit všechny přijaté platby, pohyby s platbou, komu byly připsány či vráceny a jak byly platby přijaty

Export plateb

– V sekci Reporty je možné stáhnout Platby za rok pro každý typ třídy zvlášť či Seznam všech přijatých plateb (dle data přijetí) za rok.

Doklad o zaplacení

– Jakmile dojde k přijetí či zapsání platby, automaticky se odešle potvrzení o zaplacení.

– Pokud klient vyžaduje i fakturu, je nutné před přijetím platby mít u klienta vyplněné fakturační údaje a zapnout automatické zasílání faktur (u klientů, kteří nemají vyplněné fakturační údaje se faktura neodešle).

 

Změna spárované platby

Nesprávně spárovanou platbu lze opravit. V případě automatického spárování platby „banka-auto“ využijte ikonu šipky v sekci platby daného klienta na klientské kartě. Po stisknutí červené ikony šipky se platba vrátí do „banka-revize“ kde platby může být spárovaná manuálně dle potřeby.

V případě hotovosti a banky-manuálně je potřeba  využít tlačítko „Odečíst platbu“. Platba se v tomto případě nevrátí do „banka revize“ je potřeba zadat platbu hotově a využít poznámku.

Hotovostní platby

 

Zadání hotovostní platby

– Přímo při příjmu hotovostní platby využijte možnosti zadat tuto platbu v sekci Hotovost.

– Důležité je vybrat správnou Kategorii platby (pouze kurzovné rozpočítá platbu do více měsíců).

 

Datum hotovostní platby

– Jako datum platby se propíše datum, kdy byla platba zadaná do systému, datum platby, které máte možnost vyplnit je pouze informací pro vás.

 

Doklady u hotovostních plateb

– Po zapsání platby se klientovi odešle automatický email s potvrzením platby.

Docházka

Zapisování docházky

Docházka / Zadat docházku

Vyberete svoji třídu a zakliknete všechny příchozí klienty, dle potřeby doplníte poznámku a uložíte (zároveň vidíte u klientů zelenou čárku = zaplaceno či červenou čárku = nezaplaceno).

V případě, že na hodinu dorazí klient z jiné třídy vypíšete jméno klienta a přidáte ho do docházky navíc.

Docházka / Skener

Využijete pokud používáte čtečku čárových kódu. Čárové kódy jsou ke stažení ve třídách.

Docházka / Tablet

Zadávání docházky pomocí jednoduchého číselníku.

Trenér může spustit docházku na tabletu a klienti se na něm sami zapíší – použijí své VS a zmáčknou „přidat“.

Zadávání docházky pomocí jednoduchého číselníku. V tomto případě s automatickým rozřazováním do tříd. Vhodné pokud máte klienty kteří chodí pouze do jedné třídy.

Docházka / Tablet 2:

Zadávání čísla na jednoduchém číselníku. Na rozdíl od „Tablet 1“ není třeba vybrat třídu. Klientova docházka je do třídy přirazena automaticky. Vhodné využít ve chvíli, kdy nemáte klienty kteří chodí do dvou či více tříd.

Docházka / Moje docházky

Docházky zadané uživatelem ProKlubu.

Docházka / Všechny (tuto sekci vidí pouze administrátor a subadmin)

Všechny docházky ve vašem ProKlubu (zadané všemi uživateli).

Zadávání docházky v mobilní aplikaci

Členové klubu mohou zapsat svou docházku také sami ve své mobilní aplikaci. Docházku je možné zapsat v den tréninku po tom, co ji v systému trenér (uživatel) otevře (podobně jako u zadávání na tabletu).

Export docházky

Pro export Docházky vyberte v sekci Reporty > Docházka za měsíc správný měsíc a stáhněte report.

Pravidelné třídy

Pravidelná třída je pravidelně se opakující třída (například každou středu v 17.00).

Založení nové třídy – Nastavení

Pravidelné třídy > Přidat třídu – nastavení třídy by mělo být vždy aktuální pro automatické fungování systému.

V nastavení třídy nastavte Měsíc první platby.

– pokud se jedná o přihlášení nově registrovaných klientů (třída začala například v lednu a oni se registrovali a platí až od února) je třeba zaškrtnout pole „Nový klienti – zapsat platbu od měsíce přijetí platby (ignoruje zadaný měsíc první platby)“

– pokud se jedná pouze o stávající klienty, kteří již mají přiřazené nějaké předchozí platby, ale nyní proběhly například prázdniny kdy neplatili a chcete aby se jim následující platba tedy nepočítala od posledního zaplaceného měsíce, ale od zadaného Měsíce první platby je třeba zaškrtnout „Stávající klienti – zapsat platbu od zadaného měsíce první platby (ignoruje poslední zaplacený měsíc)“

Údaje pro registraci – jaký se odešle email po registraci, co vše má být k vyplnění v registračním formuláři, jaké položky jsou povinné, doplnění vlastních položek.

Dětské /dospělé třídy

Třídy se dělí na dospělé a dětské – možné nastavit v Nastavení třídy.

V dětských třídách je povinné vyplnit alespoň jednoho zákonného zástupce (možno vyplnit i dva např. u rozvedených rodičů).

Cenové balíky

Jde o váš ceník – například pokud mají možnost platit pololetně (na 5 měsíců) a měsíčně, vyplňte řádky 5 a 1.

Je nutné mít je vyplněné, pokud chcete používat některé značky v šablonách e-mailů (např. __QR_MONTHS6__).

Pozor u změn ceník – nejde to zpětně, pouze od data kdy cenu měníte.

Hromadný e-mail

Přímo ve třídě je možnost vybrat zaslání e-mailu celé třídě nebo neplatícím či platícím klientům.

Přesun klientů

Možnost hromadně přesouvat klienty z jedné třídy do jiné.

Funkce je ideální například pro přesun do nové třídy během letních prázdnin. V kartě klienta zůstanou všechny jeho údaje, jen přibude záznam o přesunu. Jeho variabilní symbol zůstává stejný.

Export klientské databáze pro ČUS či NSA

Možnost exportu kompletní klientské databáze v sekci Reporty > Klientská databáze.

Export také pro jednotlivé třídy či možnost využití předpřipraveného exportu přímo pro NSA či ČUS.

Akce

Tato kategorie je určena pro jednorázové akce, například seminář, víkendové soustředění či letní tábor.

Založení nové akce – Nastavení

– Vyplnění základních údajů o Akci.

– Vyplnění údajů k registraci.

Cena (záloha)

– U Akce je možnost vyplnit pouze jednotnou cenu.

– Pokud chcete, aby klient zaplatil pouze zálohu můžete pomocí hromadného e-mailu poslat údaje k platbě například 50% částky – následně uvidíme vedle klienta, že má zaplaceno 50% částky.

Hromadný mail

– Pošlete všem klientům v Akci hromadně email například se seznamem věcí, které si mají vzít s sebou.

Kreditní třídy

Kreditní třída je třída, která funguje na základě nabití kreditů a jejich následném odečítání za každý vstup.

Založení nové kreditní třídy – Nastavení

– Vyplnění Základních údajů o kreditní třídě.

– Vyplnění hlavních údajů k registraci.

Cenové balíky

U kreditní třídy je možnost vyplnit kolik kreditů je za jakou cenu a také jakou mají platnost (pokud platnost vyžadujete).

Pokud vyprší platnost kreditů, objeví se vedle jejich počtu obrázek budíku. V takovém případě máte možnost kredity ponechat, či je smazat.

Hromadný mail

– Pošlete všem klientům v Kreditní třídě hromadně email například s informacemi k další lekci.

Uživatelé

Možnost nastavení neomezeného počtu uživatelů systému ProKlub s různými oprávněními

Rozdíl mezi typy uživatelů

– Existují tři typy uživatelských přístupů

– Administrátor: vidí kompletně všechna data a platby v systému

– Subadmin: vidí všechny členy, jednotlivé platby a třídy – nevidí finance celého klubu (dalo by se přirovnat k recepční)

– Uživatel: vidí pouze své přiřazené třídy, klienty, docházku – vidí zda mají zaplaceno (dalo by se přirovnat k trenérovi)

Přidání nového uživatele

– Administrátor může přidat uživatele odesláním pozvánky na jeho e-mail, nebo ho napřímo přidat.

– Automaticky je nastaveno oprávnění Uživatel, můžete ho ale v pozvánce v případě potřeby změnit na subadmin či administrátor.

Uživateli přijde emailem výzva k registraci do systému.

– Na stránce uživatelé můžete také odeslat hromadný email všem, či jen vybraným uživatelům.

Editace uživatele

– V řádku konkrétního uživatele kliknete na „Upravit“ (ve sloupci Akce).

Reporty

V sekci reporty je možnost jednoduše stáhnout soubory (tabulky) s informacemi.

Platby za rok

– Pro jednotlivé skupiny tříd

Docházka za měsíc

– Stáhnutí celkové docházky za daný měsíc

Klientská databáze

– Možnost stáhnout kompletní klientskou databázi, či vybranou třídu

– Zároveň jsou zde přednastavené soubory pro NSA a ČUS

Seznam všech přijatých plateb (dle data přijetí) za rok

– Možnost stáhnout kompletní seznam přijatých plateb

Záznamy (posledních 180 dnů)

– Možnost stáhnout záznamy o zaslaných emailech či záznam smazání klientů