Jakožto trenér jistě víš, že největším zabijákem času je administrativa. Bylo by fajn dělat to, co máš rád a nemuset kolem toho řešit veškeré formality. Nemuset hlídat platby, zdlouhavě zapisovat docházku na začátku každé hodiny, zejména když se někdo opozdí, vystavovat faktury, uhánět klienty, aby zaplatili, a to ani nemluvím o legislativě a EET, které nás taky brzy čeká. Nakonec kromě role trenéra musíš stihnout i administrativního pracovníka nebo recepční.
Kvůli papírování máš akorát víc starostí, míň času na trénink a méně energie na vymýšlení nových akcí a workshopů. V hlavě neustále myslíš na všechny potřebné věci, které je třeba udělat a práci trenéra už si ani nestíháš naplno užít.
Jak ušetřit čas, energii a peníze?
ČAS – Cílem je tedy zefektivnit využití času, který strávíš vedením klubu. Mysli na nejdůležitější body, které administrativu usnadní a tím urychlí.
Příklad:
Při vedení klubu například o 130 členech v 5 pravidelných třídách budeš ty nebo kolegyně měsíčně potřebovat cca 20 hodin času pouze na administrativu = 2,5 klasického pracovního dne. Ročně by ses tedy dostal na 240 hodin = 30 dní čisté práce.
30 dní ročně, které by bylo možné věnovat tréninku.
FINANCE – Pokud máš hodinovou sazbu 800 Kč (podle toho jaká je tvá za hodinu), vyjde ti jeden měsíc pouze administrativní práce na 16.000 Kč. Ročně jsi na částce 192.000 Kč.
Tolik energie, peněz a času je „ztraceno“ administrativou, místo toho abys je vydělal trénováním. V ročním příjmu by to znamenalo přibližně + 200.000 Kč. A to jsme nepočítali jednorázové poplatky při zakládání klubu, které se mohou vyšplhat na desetitisícové částky.
Uvedu Vám jeden orientační graf toho, kolik peněz tento čas nad administrativou znamená.
Měsíční finanční náklady jsou celkem 16.377 Kč měsíčně v případě, že administrativu děláš sám. V grafu jsou vidět jednotlivé položky, které zahrnují procentuální a finanční zobrazení jednotlivých administrativních činností.
Dost už bylo čísel, pojďme si raději říct možnosti řešení.
Ideální by bylo takové, při kterém administrativě obětuješ minimum času, peněz a energie. Nabízí se rovnou tři možnosti, můžeš si vybrat tu nejjednodušší.
První je nechat si vytvořit systém na míru, ve kterém budeš moci pouze „spravovat“ všechny administrativní aktivity. Každý druhý IT ti tento systém vyčíslí průměrně na 1-2 miliony korun. Plus bude potřeba podpora, která bude držet systém v chodu (cca 16 000 Kč min./měsíčně). – to jsme moc neušetřili co?
Druhá možnost je koupit systém, který bude splňovat alespoň některé z vyjmenovaných požadavků, které od systému potřebuješ. Jelikož většina těchto systémů nenabízí vše, co trenér bojových sportů potřebuje, budeš muset pořídit systémů více, aby každý pokryl potřebnou oblast (fakturace, docházka, registrace…). – kolik to reálně ušetří času? Nic moc.
Třetí možností, je systém, který je dělaný na míru pro bojové sportovní kluby, byl vytvořen profesionály z oblasti bojových sportů a stále za ním stojí tým lidí, kteří bojové sporty milují a provozují. A to je právě to, co nabízí systém ProKlub.
Autor ProKlubu Igor, tehdejší trenér bojových sportů už totiž tu zmíněnou energii neměl. Vadilo mu, že k tomu, aby mohl s radostí trénovat musí neustále věnovat spousta času „běžnému“ chodu svého klubu. Věčně uháněl klienty s upomínkami plateb či zdržoval trénink zaznamenáváním docházky.
Jednoduše řešeno, chtěl mít víc času na přátelskou konverzaci s klienty na trénink a na zlepšování klubu.
Bavil se s kolegy trenéry a zjistil, že stejný problém trápí i je, tak se rozhodl využít své know-how z oblasti IT a pomoci jak sám sobě, tak dalším trenérům rozvíjet klub a komunitu kolem bojových sportů.
Vytvořil systém, který zahrnuje vše, čím se trenér bojových sportů zabývá, a tudíž by měl vyhovovat každému ze stejného odvětví.
Součástí je přístup dalších trenérů, online registrace, GDPR i VOP (žádné další papíry v archivu), pravidelné třídy a rychlé zaznamenání docházky, nastavení šablon emailů, hromadné zasílání emailů či SMSek klientům a v také reporty (pro MŠMT).
A nakonec poměr čas vs. cena?
Správa ProKlubu ti zabere pár minut denně. Při ceně 990 Kč měsíčně tě to ročně vyjde na 10.890 Kč. (Při roční platbě máš měsíc zdarma.)
Vidíš ten rozdíl?
Ztratíš radši čas, který tě vyjde na 200.000 Kč nebo si zaplatíš ProKlub za 11.000 Kč ročně?
Už víš na které straně chceš být?
